Il mondo del lavoro all’interno del settore aziendale è oggi sempre più specializzato. Ci sono infatti diversi manager che svolgono diverse funzioni, siano esse di natura industriale, commerciale, logistica o finanziaria. Figure sempre più specializzate servono a codificare quelle procedure che sottintendono allo sviluppo dei processi su cui si fonda il business stesso di una azienda. Per questo uno dei ruoli attualmente richiesti è quello dell’analista di processi, che si occupa di convalidare le procedure che concorrono alla realizzazione della vision aziendale.
Lavorare come analista dei processi comporta prima una accurata analisi della situazione di partenza dell’impresa e poi la conoscenza approfondita degli obiettivi e dei risultati che si intendono raggiungere. Se questo ruolo vi interessa nella vostra vita potete anche pensare di svolgere l’analista dei processi.
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Ma quali qualità servono a coloro che vogliono diventare analista dei processi e quale tipo di formazione è necessaria per svolgere questo lavoro?
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Come diventare analista dei processi
Per poter diventare analista dei processi all’interno di una azienda la prima cosa da fare è conoscere che cosa è e come funziona ogni processo. Un processo aziendale all’interno di un settore coinvolge tutte le azioni svolge dagli addetti che vi lavorano sugli strumenti e sulle apparecchiature che l’azienda ha messo loro a disposizione per svolgere la mansione prevista.
Il compito dell’analista di processi in questo contesto è quello di studiare la realtà aziendale descrivendo questi processi e cercando di migliorarli. Lo strumento principe che viene usata in questa fase di analisi è la matrice attività – risorse umane, che descrive nelle righe le attività da svolgere e nelle colonne le persone che le svolgono, incrociando questi dati. Le risorse umane possono essere organizzate anche a seconda dell’ufficio in cui lavorano.
La matrice da sola tuttavia non basta ad organizzare in maniera efficiente l’attività e i processi che vengono svolti all’interno dell’azienda, ma queste informazioni vengono integrate con altre risorse, come ad esempio l’osservazione diretta o le interviste svolte con il personale addetto. La matrice quindi viene integrata o trasformata da diagrammi di flusso che servono ad avere una visione più completa. Si tratta delle flow-chart, che prendono anche il nome di activity-chart.
I compiti di un analista dei processi possono essere anche quelli di ottimizzare le attività, riducendo il tempo impiegato per la produzione e rendendo più efficienti le prestazioni, oppure l’abbattimento dei costi, cioè la realizzazione di un risparmio sulle risorse impiegate.
Una volta stilata la sua completa analisi, l’analista dei processi deve impegnarsi a rendere conoscibili questi processi non solo alla direzione, ma anche a chi li svolge. Deve cioè produrre una documentazione che serve da guida e che sia consultabile in ogni momento, organizzato se possibile come una sorta di dizionario. In questo modo tutti potranno contribuire non solo al miglioramento dei processi, ma essere anche più consapevoli del proprio ruolo in azienda.
Queste risorse possono quindi essere integrate con altri strumenti utili in questa fase come elementi di social collaboration, wiki, e cloud storaging.
