Novità in arrivo in fatto di conservazione di documenti aventi una certa rilevanza in materia giuridica e commerciale.
Infatti, i messaggi di posta elettronica, e-mail, aventi contenuto e rilevanza giuridica commerciale devono essere conservate per dieci anni perché si trattano di documenti informatici, che in quanto corrispondenza, devono essere conservati ordinatamente per ciascun affare secondo le prescrizioni dettate dall’articolo 2214 del Codice civile che fissa criteri sui libri obbligatori e scritture contabili.
In effetti, secondo il dettato del codice civile l’ìmprenditore che esercita un’attività commerciale (articolo 2195) deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Non solo, chi esercita l’impresa deve anche tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle lettere ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.
In realtà, come precisa l’articolo 22 del DPR 600/1973, le email a contenuto commerciale devono anche essere conservate a fini fiscali.
La nozione di corrispondenza ha subiti nel tempo diverse modifiche per via dei progressi tecnici comprendendo in questa fattispecie anche i messaggi di posta elettronica. Infatti, sia la giurisprudenza di merito che quella di legittimità ha ha riconosciuto un sempre maggiore valore probatorio.
Questa particolare corrispondenza gli è stato riconosciuto valore di prova scritta, assimilabile al documento cartaceo, così da permettere l’emissione di un decreto ingiuntivo. In questo senso, si sono espressi il Tribunale di Cuneo, con una ordinanza del 15 dicembre 2003, e quello di Bari per l’emissione del decreto n. 89 del 2004.
Esistono diversi criteri che permettono di soddisfare il requisito della forma scritta e, ragion per cui, attribuirne anche un valore probatorio: ci riferiamo alle caratteristiche di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità, tutte proprietà che possono essere dimostrate anche quando il messaggio è ricevuto per via telematica.
Ricordiamo che il messaggio e-mail, attraverso la posta certificata, è un vero documento giuridico perché risulta munito di una specifica firma elettronica che permetterebbe di associare in modo univoco i diversi soggetti.
Come richiamato dalla disposizione civilistica, così come quella fiscale, l’imprenditore che esercita un’attività commerciale ha l’obbligo di conservare, per ciascun affare e per un periodo di dieci anni, tutte le comunicazioni, in qualsiasi forma, inerenti all’attività specifica e possono essere conservati sotto forma di registrazioni che possono permettere, in ogni momento, essere rese leggibili.
