Firma elettronica e dematerializzazione: la rivoluzione digitale nelle aziende italiane

Le aziende italiane hanno finalmente avviato quella rivoluzione digitale che si attendeva da parecchio tempo ma che stentava a prendere piede in Italia. Senza dubbio la pandemia ha fornito l’impulso giusto, la spinta necessaria per intraprendere tale percorso anche perché proprio il Covid ha posto le aziende di fronte ad una dura realtà. Ora più che mai, per uscire dalla crisi e sopravvivere all’attuale periodo è indispensabile adeguarsi ai tempi che corrono ed adottare strategie e strumenti innovativi. Rimanere ancorati ad una gestione ormai obsoleta dei documenti rappresenta infatti un limite non più sopportabile per le realtà imprenditoriali italiane, che ora più che mai devono dimostrarsi in grado di reagire.

Proprio nell’ottica della rivoluzione digitale, la dematerializzazione dei documenti assume un ruolo prioritario nel panorama italiano. Eliminare la carta consente infatti non solo di entrare a far parte di quelle aziende green e sostenibili che incarnano perfettamente l’idea di futuro. Permette anche di gestire contratti, preventivi, accordi e via dicendo in modo più snello e rapido, il che non è una cosa da poco.

Il DMS: primo passo verso la digitalizzazione

Il primo passo compiuto dalle aziende italiane verso la digitalizzazione dei documenti è rappresentato senza dubbio dall’utilizzo di un DMS, ossia di un software per la gestione e lo scambio della documentazione in formato digitale. L’utilizzo di un programma come questo è ormai raccomandato in tutte le realtà imprenditoriali, in quanto i vantaggi che può apportare un DMS all’intera azienda sono innumerevoli. I documenti rappresentano spesso un problema, specialmente dal punto di vista della gestione, ma il Document Management System consente di raggiungere quella digitalizzazione necessaria per avviare l’azienda verso prospettive d’innovazione più fluide e semplificate.

Integrare la firma elettronica nel DMS

Il passo successivo, che ormai sempre più aziende hanno scelto di compiere consapevoli degli enormi vantaggi in termini di ottimizzazione delle risorse e delle tempistiche, è stata l’integrazione della firma elettronica con il software di document management. Anche questa è una risorsa importantissima al giorno d’oggi, in quanto grazie alla firma remota è possibile semplificare di parecchio le operazioni legate all’autenticazione dei vari documenti. Fortunatamente, esistono servizi che consentono di integrare mediante API la firma elettronica all’interno del proprio DMS il che è un gran bel vantaggio. Con un unico strumento è possibile gestire i propri documenti, ma anche inviarli a chi di dovere per farli autenticare con la firma elettronica, condividerli e catalogarli in modo da averli sempre in ordine.

Dematerializzazione e digitalizzazione: obiettivi green

La dematerializzazione dei documenti e la loro digitalizzazione non sono vantaggiose solo per l’organizzazione dell’azienda e per gli aspetti legati al carico di lavoro dei dipendenti. Oggi queste sono considerate buone pratiche, in quanto vanno nella stessa direzione di quella sostenibilità tanto decantata e richiesta alle attività produttive più innovative. Il futuro sta proprio in questi strumenti, che permettono di ridurre gli sprechi, ottimizzare le risorse e sfruttare le moderne tecnologie per risolvere questioni che ormai da decenni rappresentano un vero e proprio problema dal punto di vista della sostenibilità ambientale.