La dematerializzazione dei documenti nel 2020

Fino a pochi anni fa – al massimo un paio di decenni – se aveste sentito parlare di dematerializzazione probabilmente avreste pensato a qualche spettacolo di magia in cui l’artista scompariva o faceva scomparire un oggetto o la sua assistente, per poi farli ricomparire in un altro luogo. Et voilà! Questo è uno dei mille vocaboli che con l’era digitale ha assunto nel sentire comune un significato completamente diverso. Lo stesso percorso che, ad esempio, ha subito la frase “mandamelo per posta”: chi pensa più alla vecchia buca delle lettere? Al massimo qualche nostalgico, ma si sa che ormai ci si riferisce quasi sicuramente alla posta elettronica.

Il mondo digitale

Il mondo digitale ha sicuramente i suoi vantaggi, e non sono affatto pochi: i documenti che occupavano scaffali polverosi e che, ad esempio per le Pubbliche Amministrazioni o per le imprese di discrete dimensioni, costringevano ad avere archivi di intere stanze. La sola idea di andare a ricercare un qualsiasi fascicolo del passato rappresentava un incubo per chiunque. Oggi, invece, quelle montagne quasi non esistono più: o sono state eliminate o comunque hanno un equivalente documento elettronico. Decine di scaffali sostituiti da un maxi hard disk di pochi centimetri!

Tutto questo sembra obiettivamente più comodo, veloce, pratico, efficace. Ma a noi piace usare frasi fatte, e in questo caso ne useremo una che crediamo calzi a pennello: non è tutto oro quello che luccica. Perché? Semplicemente perché la gestione documentale non è affatto facile, sia per chi la deve effettuare in un percorso ex novo sia per chi, e forse a maggior ragione, deve effettuare un passaggio dal cartaceo all’informatico.

La gestione documentale

Gestire una immensa quantità di documenti all’interno del nostro computer richiede grossa organizzazione, un forte senso dell’ordine, una disciplina di archiviazione frutto di un metodo che ci permetta di nominare e catalogare tutto in modo preciso: per categorie, argomenti, date, clienti, tipologie di lavoro. Tutto ciò è fondamentale per poter ritrovare i nostri file in modo rapido in ogni momento, per non ritrovarci a dover scandagliare migliaia di file alla ricerca di quello di cui abbiamo bisogno “proprio adesso”.

La strada della dematerializzazione

Le aziende nate nel periodo digitale, in cui gli elementi cartacei erano già obsoleti, spesso si trovano nella situazione di aver iniziato la propria attività già libere dal fardello cartaceo e, chi meglio chi peggio, hanno organizzato la propria attività basandosi sin da subito esclusivamente sui sistemi informatici. Le aziende nate in un periodo più lontano, o ad esempio le Amministrazioni Pubbliche, hanno vissuto o stanno vivendo un difficile e lungo periodo di transizione dal cartaceo all’elettronico.

Questo, come tutti i passaggi da un mondo ad un altro, richiede un enorme sforzo, sia per aggiornare fisicamente i propri archivi, sia per adeguare le proprie abitudini radicate e le proprie modalità lavorative.

La soluzione

Non sempre si è in grado di effettuare questo passaggio in tempi ragionevoli e mantenendo al contempo efficiente la propria azienda. Per questo è utile cercare metodi funzionali e partner in grado di affiancarci in questo percorso. Vai sul sito per cercare la soluzione più adatta a te.